Informacja dotycząca wystawiania i otrzymywania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur

1. Faktury sprzedaży
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających Krajowy System e-Faktur (KSeF) Mostostal Warszawa S.A. informuje, że z dniem 1 lutego 2026 r. będzie wystawiał i udostępniał faktury sprzedaży wyłącznie za pośrednictwem KSeF (z zastrzeżeniem wyjątków wprost przewidzianych w przepisach podatkowych).

2. Faktury zakupu

a) Zasady doręczania faktur
W przypadku objęcia Państwa obowiązkowym KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. dotychczasowe zasady doręczania faktur, określone w zawieranych umowach/zamówieniach, przestają obowiązywać. Moment wystawienia i odbioru faktur określany będzie zgodnie z definicjami wynikającymi z przepisów ustawy o VAT. Dla pozostałych podmiotów niebędących obowiązkowo w KSeF zapisy umowne pozostają w mocy.

W przypadkach, gdy wystawianie faktur w KSeF będzie dla Państwa obowiązkowe, faktury doręczane w inny sposób niż przy użyciu KSeF nie będą traktowane jako podstawa do płatności, z zastrzeżeniem pkt 4 poniżej.

Na każdej z faktur wystawianych w KSeF, oprócz standardowych elementów faktury wymaganych przepisami prawa, prosimy obowiązkowo podawać numer zawartej umowy/zamówienia lub numer Miejsca Powstawania Kosztów (MPK) budowy lub jednostki kosztów ogólnych Mostostalu Warszawa (w polu faktury KSeF opisanej jako „Nr Umowy” lub „DodatkowyOpis”).

b) Moment wystawienia i otrzymania faktury (dotyczy także faktur sprzedaży wystawianych przez Mostostal Warszawa)
Uwzględniając przepisy ustawy o VAT (m.in. na potrzeby ustalania terminów płatności) Mostostal Warszawa S.A. przyjmować będzie, że datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze, natomiast datą otrzymania wystawionej przez Państwa faktury w KSeF jest data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy w okresie przejściowym część podatników będzie mogła wystawiać faktury w dotychczasowej formie lub w przypadkach niedostępności/awarii systemu – w takich sytuacjach zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy podatkowe).

c) Załączniki do faktur
W przypadkach, w których zgodnie z zawieranymi z Państwem umowami/zamówieniami do wystawionej faktury dołączone powinny zostać załączniki (m.in. protokoły odbioru i inne), należy przesłać je na uzgodniony wcześniej adres korespondencyjny wskazany w umowach/zamówieniach lub – w przypadku dokumentów zaopatrzonych w ważny kwalifikowany podpis elektroniczny – na adres e-mail (w formacie „pdf”) wskazany w umowach/zamówieniach, najpóźniej w dniu przesłania faktury do KSeF, podając w tytule wiadomości numer umowy/zamówienia oraz numer faktury. Brak dokumentacji stanowiącej podstawę wystawienia faktury będzie skutkował odmową jej księgowania. W przypadku dosłania protokołu lub innego dokumentu w terminie późniejszym niż wystawienie faktury w KSeF, termin płatności będzie biegł od dnia otrzymania protokołu.

d) Niedostępność KSeF lub awaria
W przypadku niedostępności KSeF (lub awarii) faktura, opatrzona odpowiednimi kodami QR, powinna zostać przekazana w formie elektronicznej (w formacie „pdf”) na adres e-mail fakturyelektroniczne@mostostal.waw.pl,  z podaniem w tytule wiadomości numeru umowy (lub zamówienia), przy czym po przywróceniu działania KSeF faktura powinna zostać przesłana do KSeF w terminach wynikających z przepisów prawa.